Instrukcja
Bezpłatne telefoniczne szkolenie
W przypadku problemów z obsługą systemu agentx.pl istnieje
możliwość zamówienia bezpłatnego, telefonicznego szkolenia. Zgłoszenia
prosimy dokonywać używając formularza, który znajdziesz tu
1. Pierwsze czynności jakie należy wykonać po utworzeniu nowego konta
- przejdź do zakładki " Konto " i tam wypełnij dane teleadresowe swojego biura podróży. Pamiętaj, aby wypełnić wszystkie pola poprawnymi danymi, są one niezbędne do poprawnego wystawiania dokumentów księgowych, tj. faktur, korekt, dokumentów przyjęcia i wydania gotówki
- przejdź do zakładki " Touroperatorzy " , kliknij pole dodaj, następnie wpisz wszystkich organizatorów turystycznych, których oferty sprzedajesz. Pamiętaj wpisz poprawne dane, takie jakie powinny znaleźć się na fakturze Vat.
- przejdź do zakładki " Dostęp pełny ", zostaniesz poproszony o podanie nowego hasła oraz dodatkowego adresu mailowego do przypomnienia zapomnianego hasła. Jest to strefa dla właściciela biura lub osoby mającej uprawnienia do zarządzania firmą, jej finansami, zyskami, statystykami.
- przejdź do zakładki " Nowa rezerwacja "
- wypełnij pola w następujący sposób
- podaj numer rezerwacji
- wybierz z rozwijanej listy touroperatora, którego impreza turystyczna została sprzedana
- podaj datę i godzinę lotu
- podaj datę dokonania rezerwacji
- kliknij w link " wybierz " aby dodać klienta, odszukaj klienta w swojej bazie i kliknij " wybierz " lub dodaj nowego klienta do bazy. Pamiętaj aby w swojej bazie spróbować odszukać już istniejący wpis danych klienta, aby nie tworzyć podwójnych kont klientów.
- po wybraniu klienta w polu rezerwacji istnieje możliwość sprawdzenia poprawności danych klienta - adres, numer telefonu itd. w przypadku rozbieżności kliknij " edytuj " popraw dane następnie " zapisz "
- W polu PAX, podaj ilość osób dorosłych biorących udział w imprezie turystycznej, nie podawaj dzieci, pole to potrzebne jest do prowadzenia poprawnych statystyk. Ponadto wiele firm wprowadza programy lojalnościowe których podstawą jest sprzedaż odpowiedniej ilości PAX w danym okresie i poprawne podanie wartości w tym polu spowoduje możliwość sprawdzenia tej ilości.
- wypełnij pola finansowe - wartość rezerwacji wpłacona kwota podaj daty ew. dopłat, system sam przypomni o dopłatach, będziesz mógł powiadomić klientów.
- podaj wartość prowizji, jeżeli nie możesz w tym momencie bo klient patrzy w monitor wpisz zero "0 " wartość prowizji możesz podać później
- masz dwie możliwości zapisania rezerwacji do bazy. Pierwsza " Zapisz i wystaw KP " kończy się wydrukiem potwierdzającym dokonanie wpłaty przez klienta zgodnie z polem " Wpłacona kwota ". Druga opcja, " Zapisz " kończy się zapisaniem rezerwacji do bazy bez księgowania kwoty z poz. " Wpłacona kwota " ten rodzaj zapisu stosujemy w przypadku zmian dokonywanych w już zapisanej rezerwacji " Edycja "
- wejdź w zakładkę " Klienci ", kliknij link na dole strony " dodaj "
- wypełnij dane teleadresowe klienta - proponujemy wpisywać wszystkie dane drukowanymi literami, ponieważ system AgentX drukuje etykiety na koperty, poprawna pisownia jest mile widziana.
- koniecznie zapytaj o adres mailowy klienta, System AgentX posiada możliwość wysyłki maili do klientów.
- opisz klienta używając parafek , dane te pomogą w późniejszej wysyłce korespondencji do klientów
- Należy odszukać rezerwację w zakładce " Rezerwacje ", następnie w oknie wyboru " Operacje " wybrać " Wystaw KP. Numer dokumentu oraz dane w nim zawarte zostaną wypełnione automatycznie - jedyne co musisz zrobić to sprawdzić i ew. wprowadzić wpłacaną przez klienta kwotę.
- Jak zaksięgować wpłatę od klienta dokonaną na rachunek bankowy ? Należy wykonać dokładnie tą samą czynność jak przy wpłacie gotówkowej, jedyną zmianą jaką musisz zrobić to w polu gdzie widnieje numer KP, musisz wpisać np" wpłata bank BPH dnia 30-05.2010r. "
6. Przelewy do wykonania
- Każda wpłata dokonana przez klienta, skutkuje pojawieniem się informacji o konieczności przelania jej do touroperatora.
- Zaznaczając parafką dane rezerwacje , następnie wybierając z menu " wykonano przelew do touroperatora " i " Zastosuj " potwierdzasz wykonanie przelewu.
- istnieje możliwość obniżenia wysokości kwoty przelewu, tylko w przypadku odliczenia należnej agentowi prowizji. Odliczenie takie możliwe jest poprzez wystawienie faktury z zaznaczeniem opcji " Gotówka " lub zaznaczając rezerwację parafką i wybierając z rozwijanego menu : " odlicz prowizję - fakturę wystawię później "
- aby ułatwić wykonywanie przelewów, istnieje możliwość wydruku listy przelewów do wykonania. Należy zaznaczyć wszystkie rezerwacje parafkami, następnie z rozwijanego menu wybrać : " pobierz listę przelewów do wykonania "
7. Klienci oczekujący
- System AgentX pozwala na stworzenie bazy klientów oczekujących na ofertę. Podczas wpisywania jedynym wymaganym polem jest " nazwisko " resztę wpisów można dokonywać używając skrótów, tak aby było wygodnie.
Kolory podświetleń w tabeli " Rezerwacje " pomogą Ci w wyszukaniu rezerwacji, które wymagają twojej ingerencji.